Sistema di gestione

Imparzialità

Attività imparziali

Le attività del laboratorio sono gestite in modo imparziale e strutturate in modo da salvaguardare tale imparzialità.

La Direzione del Laboratorio, individuata in successione nelle persone dei Consiglieri di Amministrazione, del Presidente e del Direttore, al momento della sottoscrizione dell’incarico sottoscrive anche una dichiarazione di imparzialità, riservatezza e della insussistenza di conflitti di interesse.

Il personale del Laboratorio è motivato e difficilmente influenzabile, la sua retribuzione non è dipendente dal numero di prove eseguite né dal loro risultato. I dipendenti sono liberi da pressioni commerciali e finanziarie o di altra natura suscettibili di influenzare i giudizi tecnici.

Tutto il personale, al momento della firma del contratto o dell’accordo, sottoscrive una dichiarazione che lo impegna al segreto professionale, al rispetto del codice di comportamento interno e del piano anticorruzione e trasparenza (ognuno per quanto di propria competenza), all’astensione da altre collaborazioni ed in ogni caso alla segnalazione circa l’insorgenza di possibili situazioni che possano determinare conflitto d’interessi.

Gli RdS e RAQ in particolare, per il ruolo di responsabilità che essi ricoprono in azienda, sono tenuti a comunicare a DIR qualsiasi situazione personale che possa essere in conflitto con le responsabilità loro assegnate tramite i rispettivi mansionari.

Impegno all’imparzialità

Sulla base della Politica della Qualità adottata dalla Fondazione, la Direzione, nella persona del Presidente si impegna a nome del Consiglio di Amministrazione a:

Operare con imparzialità,
Identificare i rischi correlati all’imparzialità
Ad eliminare o ridurre i rischi di compromissione dell’imparzialità
A verificare l’esito di tale impegno durante il Riesame della Direzione

Riservatezza

La Direzione, nella persona del Presidente, si impegna a mantenere riservate, ai sensi di legge, le informazioni ottenute o prodotte durante lo svolgimento dell’incarico per il Cliente. Nel caso di informazioni che devono essere rese pubbliche il Laboratorio prevede di ottenere l’autorizzazione preventiva del Cliente.

La tutela del segreto professionale è sancita dall’art. 622 del codice penale.

La Fondazione Centro Ricerche Marine ha a disposizione un regolamento interno, redatto ai sensi della normativa, che concerne tutta la gestione della privacy e del trattamento dei dati (DLgs 196/03 e il Regolamento UE 2016/679).

I Clienti vengono informati dei propri diritti tramite apposita informativa che indica in modo chiaro e semplice le finalità per cui vengono trattati i dati ed i diritti dell’interessato.

I Fornitori vengono informati dei propri diritti tramite apposita informativa che indica in modo chiaro e semplice le finalità per cui vengono trattati i dati ed i diritti dell’interessato.

L’accesso al Laboratorio è regolamentato da un regolamento interno. L’accesso ai laboratori e alle zone occupate dal Laboratorio Centro Ricerche Marine è automaticamente consentito al personale tecnico e amministrativo in forze all’azienda, a rappresentanti di Autorità Competenti, Autorità Pubbliche, Soci Partecipatori.

L’accesso ai visitatori è consentito solo nelle aree comuni mentre non è mai consentito ai laboratori.

L’accesso dei Clienti che intendano presenziare alle prove è regolamentato in modo da evitare che due o più Clienti si ritrovino contemporaneamente in laboratorio e che durante la presenziazione si abbiano fughe di informazioni relative agli altri campioni in analisi ed ai committenti.

I visitatori e i collaboratori esterni hanno accesso ai locali e possono circolare nel Laboratorio solo se accompagnati da un RdS o da un operatore delegato dal RdS di competenza.

Gli accessi sono gestiti nel rispetto delle norme relative alla sicurezza nell’ambito lavorativo. I rischi legati ad eventuali interferenze esterne sono gestiti e valutati mediante la procedura interna di valutazione dei rischi.

Politica della Qualità

Secondo il vigente statuto, sono Organi della Fondazione:

l’Assemblea dei Fondatori (composta da Soci Fondatori e da Soci Promotori);
il Consiglio di Amministrazione, che provvede all’amministrazione ordinaria e straordinaria ed alla gestione della Fondazione;
il Presidente, cui è affidata la rappresentanza legale della Fondazione e viene nominato dal CdA;
l’Organo di Controllo, con i poteri ed i doveri di cui agli artt. 2403 e 2403 bis del Codice Civile e che esercita anche la revisione legale dei conti.

Il Presidente, in qualità di rappresentante legale e rappresentante del Consiglio di Amministrazione ha definito alcuni obiettivi prioritari (Vision):

Garantire l’affidabilità analitica orientata al soddisfacimento delle esigenze dei Clienti nel rispetto dei rapporti contrattuali e dei regolamenti e leggi vigenti.
Garantire la qualità del servizio offerto ai Clienti mediante l’attivazione di un sistema di valutazione continua basato sulla rilevazione dei reclami e sulla predisposizione di indagini conoscitive che costituiranno a loro volta obiettivi misurabili e verificabili del Sistema di Gestione per la valutazione del livello qualitativo offerto e della ridefinizione delle attività di assistenza che forniamo ai nostri Clienti.
Adottare un approccio basato sull’analisi sistematica delle proprie attività e dei relativi rischi e opportunità al fine di individuare le migliori azioni da intraprendere ed effettuarne la gestione.
Garantire il riesame sistematico dei processi di gestione al fine di assicurare un miglioramento continuo che permetta la riduzione dei disservizi, dei reclami e dei relativi costi.
Garantire la competitività del laboratorio attraverso una riduzione dei costi di produzione ed incremento della produttività. In questa ottica si inseriscono una selezione ancora più rigorosa e accurata delle ditte fornitrici e degli acquisti, una migliore gestione economica, il potenziamento e miglioramento del sistema informatico.
Garantire la disponibilità di risorse umane e strumentali assicurando il miglioramento continuo del Sistema di Gestione ed attenta individuazione di esigenze specifiche di formazione.

Attraverso il suo rappresentante, il Presidente, il Consiglio di Amministrazione mette a disposizione:

le risorse materiali quali locali, impianti ed attrezzature di supporto, strumenti di misura necessari per l’esecuzione delle prove oggetto dell’accreditamento;
la disponibilità a finanziare i costi per la manutenzione e taratura degli strumenti;
il finanziamento di corsi per l’aggiornamento e la formazione del personale;
il finanziamento per la partecipazione a circuiti interlaboratorio;
l’acquisizione di ulteriore personale da aggiungere nel proprio staff qualora si rendesse necessario.

Il Direttore si occupa della Mission e della gestione tecnico-amministrativa del Laboratorio.

Egli ha funzioni direttive, di coordinamento e di controllo aziendale ed opera con autonomia in linea con gli indirizzi e obiettivi generali della Fondazione.

Il Direttore, espressamente delegato dalla Presidenza:

dichiara di voler operare per il miglioramento continuo del livello di servizio offerto e delle competenze dei propri collaboratori nel campo della diagnostica di laboratorio al fine di offrire servizi rispondenti alle attese dei Clienti ed a soddisfare sia requisiti cogenti che regolamenti in modo da accrescere la propria visibilità sia a livello nazionale che internazionale
garantisce l’indipendenza e l’imparzialità del personale addetto alle attività

di laboratorio da quello che esercita attività di consulenza esterna attraverso una attenta redistribuzione delle competenze e dei compiti all’interno del laboratorio.

garantisce che il Sistema di Gestione sia conforme ai requisiti specificati nella norma ISO/IEC 17025 ed ai requisiti prescritti da ACCREDIA anche qualora siano pianificati ed attuati dei cambiamenti al sistema stesso, attraverso un riesame ed un controllo continuo
si impegna affinché gli obiettivi strategici definiti siano compresi, accettati ed attuati da tutto il personale ad ogni livello e in relazione alle attività di competenza
si impegna a monitorare costantemente il processo lavorativo in modo da valutare il grado di raggiungimento degli obiettivi al fine di revisionare sistematicamente la Politica, il Sistema di Gestione e le attività di miglioramento
garantisce che il personale del Laboratorio che è motivato e difficilmente influenzabile, sia libero da pressioni commerciali e finanziarie o di altra natura suscettibili di influenzare i giudizi tecnici
vigila sulle attività aziendali che potrebbero creare conflitto di interesse in modo da garantire che non siano intraprese attività che compromettano la fiducia nella indipendenza di giudizio e integrità in relazione alle attività di prova del laboratorio.

Sulla base della Politica della Qualità adottata dalla Fondazione, la Direzione, nelle persone del Presidente e del Direttore si impegnano a rispettare e perseguire i seguenti valori:

Operare con imparzialità,
Identificare i rischi correlati all’imparzialità
Ad eliminare o ridurre i rischi di compromissione dell’imparzialità
A verificare l’esito di tale impegno durante il Riesame della Direzione

Le attività del laboratorio sono gestite in modo imparziale e strutturate in modo da salvaguardare tale imparzialità.

La Presidenza e la Direzione non permettono che pressioni commerciali, finanziarie o di altra natura compromettano l’imparzialità.

Per tutte le risorse del Laboratorio, compreso il personale esterno (collaboratori e/o tirocinanti) sono state predisposte lettere di incarico nel quale sono definite le responsabilità.

Il personale del Laboratorio è motivato e difficilmente influenzabile, la sua retribuzione non è dipendente dal numero di prove eseguite né dal loro risultato.

I dipendenti sono liberi da pressioni commerciali e finanziarie o di altra natura suscettibili di influenzare i giudizi tecnici.

Tutto il personale, al momento della firma del contratto o dell’accordo, sottoscrive anche una dichiarazione che lo impegna al segreto professionale, al rispetto del codice di comportamento interno e del piano anticorruzione e trasparenza (ognuno per quanto di propria competenza), all’astensione da altre collaborazioni ed in ogni caso alla segnalazione circa l’insorgenza di possibili situazioni che possano determinare conflitto d’interessi.

La Fondazione, Ente privato in controllo pubblico, con la presenza, tra i Fondatori, di Pubbliche Amministrazioni ha ritenuto opportuno dotarsi di un proprio Piano di Prevenzione della corruzione e il Programma per la Trasparenza quale strumento fondamentale nella prevenzione della corruzione, al fine di ridurre la probabilità che si manifestino fenomeni di corruzione, aumentare le capacità di scoprire casi di corruzione, creare un contesto sfavorevole alla corruzione evitando nel contempo situazioni di malfunzionamento del Laboratorio.

Sono state pertanto individuate le aree a maggior rischio di corruzione e si è proceduto a valutarne i rischi e ad individuare le misure di prevenzione utili.

Sarà inoltre predisposta un’analisi dei rischi delle attività aziendali comprendente le revisioni dei contratti, i riesami della direzione, gli audit interni e le verifiche di performance. Tale analisi viene verificata annualmente durante il riesame della direzione.

La frequenza del riesame della direzione potrà essere aumentata, anche in maniera tempestiva in modo da assicurarne l’efficacia (ad es. con frequenza trimestrale o quadrimestrale) qualora dovessero cambiare nel tempo i riferimenti e il contesto in cui è stato effettuato il precedente monitoraggio.

Riguardo al Piano di Prevenzione della corruzione e al Programma per la Trasparenza, gli obiettivi che la Fondazione intende perseguire circa la trasparenza sono:

aggiornamento continuo, sul sito web, dell’apposita sezione “Amministrazione trasparente” in maniera da consentire di accedere facilmente alle informazioni,
pubblicazione e aggiornamento continuo, secondo modalità che garantiscano facile accessibilità, completezza e semplicità di consultazione, dei dati previsti sia dalla Legge n.190 del 2012, sia dal D.Lgs. n.33/2013 e D.Lgs. n° 97 del 25/05/2016.
massima trasparenza della propria azione organizzativa e progettazione di una unica Banca Dati nella quale inserire le informazioni al fine di renderne tempestiva la pubblicazione.

Per quanto riguarda invece l’eliminazione o riduzione dei rischi, il laboratorio applica le seguenti strategie:

far eseguire la prova ad altri operatori o responsabili del laboratorio se le risorse inizialmente interessate risultano coinvolte in qualche modo
effettuare cambiamenti nell’attività in modo da eliminare la parte più coinvolta
utilizzare la doppia firma dei RdS nel caso di funzioni che potrebbero essere coinvolte

La tutela del segreto professionale è sancita dall’art. 622 del codice penale.

Ogni operatore, all’atto della firma del contratto di collaborazione, sottoscrive una dichiarazione in cui si impegna a mantenere la riservatezza delle informazioni.

Ogni dipendente dell’azienda (compresi eventuali membri di comitati, personale a contratto, consulenti ha ricevuto informativa ed ha manifestato il consenso al trattamento dei propri dati in forma scritta.

Per i neoassunti o i collaboratori, l’informativa ed il consenso vengono espressi al momento della firma del contratto.

La Fondazione Centro Ricerche Marine ha a disposizione un regolamento interno, redatto ai sensi della normativa, che concerne tutta la gestione della privacy e del trattamento dei dati.

I Clienti vengono informati dei propri diritti tramite apposita informativa che indica in modo chiaro e semplice le finalità per cui vengono trattati i dati ed i diritti dell’interessato.

I Fornitori vengono informati dei propri diritti tramite apposita informativa che indica in modo chiaro e semplice le finalità per cui vengono trattati i dati ed i diritti dell’interessato.

Il Centro Ricerche Marine ha provveduto alla stesura di un regolamento interno, redatto ai sensi della normativa, che concerne tutta la gestione della privacy e del trattamento dei dati.

Tutte le informazioni ottenute sul Cliente e derivanti da fonti differenti dal Cliente stesso sono riservate e non vengono divulgate così come le fonti stesse delle informazioni a meno che non diversamente concordato con entrambi.

L’accesso al Laboratorio dei Clienti che intendano presenziare alle prove è regolamentato in modo da evitare che due o più Clienti si ritrovino contemporaneamente in laboratorio e che durante la presenziazione si abbiano fughe di informazioni relative agli altri campioni in analisi ed ai committenti.

I visitatori possono circolare nel Laboratorio solo se accompagnati da un RdS o da un operatore delegato dal RdS di competenza.

I collaboratori esterni hanno accesso ai locali dove si eseguono le prove solo se accompagnati da personale a ciò delegato.

I lavoratori, dipendenti di altre unità, preventivamente autorizzati da DIR possono circolare liberamente negli spazi comuni e nei laboratori secondo le proprie attività.

Il Presidente

Dott. Viviani Diego